רוב המידע הארגוני נצבר לאורך זמן, אולם מרגע שנשמר, הגישה אליו לאחר מכן לרוב אינה יומיומית. יתרה מכך, המחקרים מראים כי 65% מהקבצים בעולם נפתחים רק פעם אחת, מה שמצריך מערכת שתדע לנהל את המידע בצורה מושכלת
