שיפור פרויקט באמצעות תוכנה

מערכות תומכות החלטה חשובות לצורך התייעלות. דווקא כיום כדאי למנהלים להקשיב למחשבים שלהם

(תמונה: shutterstock.com)

בזמנים של משברים כלכליים וקיצוץ בתקציבי המחקר, הפיתוח והייצור, ניהול יעיל עושה את ההבדל בין חלוקת דיבידנדים לפשיטת רגל. האיכות של מנהל פרויקט או מוצר בזמנים אלו מתבטאת ביכולת שלו לבצע הקצאת משאבים נכונה הנבחנת במיקסום תפוקות למשאבים נתונים. ככל שאתה יותר יעיל, המוצר יוצא לשוק מוקדם יותר (TTM), בעלויות נמוכות יותר, ומגדיל את הסבירות לרווחיות.

תוכנה משפרת יעילות

אחת הדרכים לעשות זאת בהצלחה היא שימוש במטודולוגיית DEA - Data Envelopment Analysis לאופטימיזצית ביצועים באמצעות שימוש בתוכנה. זוהי שיטה חישובית, לא פרמרטרית, ליניארית ויישומית, המאפשרת מדידה של יעילות פרוייקט עם משתני החלטה מרובים, באמצעות תהליכי שיפור בזמן אמת והתמקדות רק בטובים שבהם. לכאורה, היחס בין משאבים ותפוקות אינו חד משמעי ומוחלט.

עובדה זו הביאה למצב שחלק ניכר מהארגונים אינם רוצים להתמודד עם נושא היעילות (Efficiency) והמועילות (Effectiveness) של המשאבים והקצאתם. בנוסף, קיימים קשיים בהגדרה ובמדידה מדעית של גורמים אנושיים שונים בעלי חשיבות מהותית להצלחה, כגון מוטיבציה, יצירתיות ושאפתנות. יחד עם זאת, בעיתות משבר, כאשר המשאבים יקרים וזמינותם מצטמצמת, גדלה חשיבות יחס זה, ונדרשים כלי תוכנה ממוחשבים שיעזרו למנהלים בארגון לבצע את ההקצאה הנכונה ביותר של המשאבים.

צורך זה בפיתוח ומציאת כלי מדידה ושיפור תהליכים מולטי דיסציפלינריים ומרובי תפוקות, תשומות ומדדים, הוביל לפיתוח גישת "ניתוח מעטפת נתונים" (DEA -Data Envelopment Analysis) כבר בשנת 1978 על ידי Charnes, Cooper and Rhodes. המטודולוגיה שפיתחו מאפשרת הצגה גרפית של, תוצאות ובהיותה כלי ייחודי לחקר ביצועים ולמדידת יעילות ומועילות בין יחידות החלטה DMU's (Decision_Making_Units), היא צברה חשיבות ופופולריות רבה במהלך השנים.

מתמטיקה מורכבת

גישת ה- DEA מציעה מידול של כל צירוף משאבים על בסיס מערכת מרובת פרמטרים והדמיית תפוקות. קביעה נכונה של הקריטריונים והשקלולים תיתן בידי המשתמש בתוכנה פתרון יעיל, נוח וחזותי להצגת אפשרויות הניצול האופטימלי של המשאבים. שיטה זו מאפשרת מדידות ישירות של יעילות ומועילות, בהתאם לאפייני הפעילות המסוימת ,ללא שימוש בפונקצית תמורה קבועה, אלא תוך שקלול על ידי המשתמש בהתאם לדרישות הרלבנטיות.

השקלול (משקלות יחסיים לכל פונקציה, תשומה ותפוקה) מוגדר כחלק מהתהליך, והרצת המודל כוללת סדרות של תהליכי איטרציה כאשר כל אחד מתייחס לצירופי DMU's DMU's במערכת, ומציג בצורה השוואתית את הטובים שבהם. תהליך הטיוב מתייחס לכל יחידות ה-DMU בפרויקט, כך שניתן לקבוע מערך נתונים מורכב, הכולל צירופים שונים של תשומות, תפוקות וגורמי החלטה. השקלול אשר ייקבע על ידי המשתמש בתהליך, יאפשר בחינת אפשרויות למיטוב התפוקה הסופית. הצגה גרפית ברורה של מעטפת נתונים רב מימדית תאפשר אבחון מיידי של הקונפיגורציה המיטבית. חשוב לציין, כי על אף העובדה שבמציאות מדובר על תוכנה העושה את החישובים, הבנה של המטודולוגיה יכולה להביא לתוצאות טובות יותר.

חסכון בעלויות הפרוייקט

התוכנה מייצרת ערך לכל צירוף DMU's בהשוואה יחסית לחזית היעילות הכוללת, ובכך נוצר אבחון ברור בין צירופים יעילים יותר ופחות. בנוסף, ניתן להבחין בבירור כיצד לשפר עוד יותר את הביצועים בכללותם, כאשר מדדי היעילות של התוכנה יחסיים למערכת הנבדקת.

אחת המעלות העיקריות של הגישה היא ביכולת לשלב את המשאבים (תשומות) הנמצאים בשימוש בכלDMU (יעילים או לא), ובכך שהיא מאפשרת טיפול מערכתי אמיתי בכל ההיבטים של הפרויקט, ומציגה תפוקות לפי בחירה ובראיה רחבה.

המטודולוגיה המוצעת מאפשרת בחינת משאבים על בסיס "מחירי צל" (shadow price) הייחודיים לכל פעילות, וניתוח נכון מאפשר השוואת מדדים לרכישה ולהקצאה מיטבית של משאבים. יתרון נוסף בכלי מרובה משתנים מסוג זה, הוא היכולת לבצע התאמה מיידית למצבים משתנים באמצעות הדמיות של התקדמות התהליך וסטטוס עכשווי. הדמיות אלו יעזרו לזהות צירופי DMU's פחות יעילים מבעוד מועד, ולהמנע מהם.

שימוש בכלי ה-DEA מאפשר התמקדות בצירופיDMU's היעילים והמועילים ביותר ומציג באופן נחרץ שימוש לא מספק או הולם במשאבים ואפשרויות להקצאה טובה יותר. אין ספק כי למרות העובדה שמדובר במטודולוגיה ותיקה, היכולת ליישם אותה במערכות ניהול ממוחשבות תומכות החלטה (DSS) משפרת את רמת היעילות של הפרויקט ואיתה גם את ה- ROI שלו. תהליכי התכנון, ההקצאה, הבקרה והשימוש במשאבים ניתנים לניתוח בזמן אמת ומקנים לצוות הניהולי אפשרות להיות עם 'היד על הדופק' באמצעות חשיפה רצופה לנתוני תועלת.

הכותב הוא הבעלים של חברת הייעוץ m-bios, בעל נסיון של כ 30 שנה בניהול פרויקטים מערכתיים בתחום ההיי-טק, התקשרויות מורכבות ושיפור תהליכים וממשקים ניהוליים.

הכתבה פורסמה בגיליון מספר 2 של מגזין ישראל דיפנס טק.

You might be interested also